KEHA 2024 -uudistuksen taustalla on 1.3.2023 eduskunnassa hyväksytty Hallituksen esitys eduskunnalle julkisten työvoima- ja yrityspalveluiden uudelleen järjestämistä koskevaksi lainsäädännöksi. Tämän uudistuksen myötä KEHA-keskuksen rooli muuttuu merkittävästi. TE-palvelut siirretään vuoden 2025 alussa kuntien järjestämisvastuulle. Tällöin kuntiin siirtyy liikkeen luovutuksella n. 4000 henkilöä TE-toimistoista, ELY-keskuksista ja KEHA-keskuksesta ja TE-toimistot lakkautetaan. KEHA-keskukseen siirtyy uudistuksen myötä tehtäviä muista virastoista. KOTO 2024 -uudistuksen mukaiset tehtävät ovat kokonaan uutta.
Keskitetyt neuvontapalvelut tuovat KEHA-keskukselle uuden roolin. Kunnat tulevat voimakkaasti sidosryhmäksi ja yhteistyökumppaniksi. Hallintopalvelut ovat edelleen merkittävä KEHA-keskuksen tehtäväalue. Maksatustehtävät ovat kasvussa, mutta TE-palveluiden osalta tehtäviä myös siirtyy kuntiin. On lisäksi ennakoitavissa että palvelujen ja toiminnan digitalisaatiotehtävät tulevat jatkossa lisääntymään.
Em. tekijät synnyttävät selkeän tarpeen KEHA-keskuksen strategian, toimintaperiaatteen, johtamisen ja toimintakulttuurin uudistamiselle. Strategiatyön ja henkilöstön osallistamisen tueksi tarvitaan uudistavia, innovatiivisia työkaluja ja ratkaisuja.
Hankkeen tavoitteet
KEHA-keskus tulee uudistumaan kehittämis- ja hallintopalveluorganisaatiosta kohti laajempaa tehtäväkokonaisuutta KEHA-keskuksen nykyisten tehtävien pohjalta. Hankkeen tavoitteena on tarjota johdon strategiatyölle ja henkilöstön osallistamiselle vahva tuki. Konkreettisena tuotoksena syntyy elävä strategiadokumentaatio, jossa visualisoinnin avulla tiivistyy uuden KEHA-keskuksen strategia. Tavoitteena on mahdollistaa koko henkilöstön osallistuminen strategiatyöhön ja luoda strategiasta yhdessä todellinen toiminnan suunnittelun ja ohjauksen väline.
Strategiatyössä tullaan hankkeen aikana keskittymään uudistuksen seuraaviin vaiheisiin:
1)Toiminta-ajatuksen varmistaminen ja vision määrittely.
2) Arvojen määrittely
3) Strategisten tavoitteiden valinta.
4) Strategisiin tavoitteisiin liittyvien toimenpiteiden määrittely.
5) Kriittisten menestystekijöiden tunnistaminen.
Menetelminä käytetään:
Johtoryhmä työstää strategiakonsultin ja visualisoijan/dokumentoijan avustuksella hankkeen tavoitteiden mukaiset määrittelyt. Menetelmät tarkennetaan konsultin kanssa. Henkilöstön osallistamisessa hyödynnetään tarkoituksenmukaisella tavalla innostavia, uudistavia ja motivoivia menetelmiä. Sähköisiä alustoja (esim. Howspace, työtilat) hyödynnetään tarvittaessa. Johdon ja esihenkilöiden orientoimiseksi osallistavaan toimintatapaan järjestetään webinaareja tai alustuksia esihenkilöfoorumin yhteydessä. Viestinnän ja yhteisen jakamisen foorumeina toimivat mm. henkilöstöinfot, kehittämispäivät, yksikköpalaverit, ryhmäpalaverit, intranet ja sähköiset työtilat.
Hankkeen tulokset
Hankkeen lopputuloksena saatiin luotua KEHA-keskukselle uusi strategia sisältäen vision, toiminta-ajatuksen, strategiset kyvykkyydet sekä arvot. Strategiatyön teemana on ollut ”Uudistuva KEHA”, jossa uudistumisen
ajatellaan koskevan henkilöstöä, johtoa, organisaatiorakennetta ja ylipäänsä KEHA-keskuksen identiteettiä ja roolia muuttuvassa yhteiskunnassa. Strategiatyön aikana pystyttiin luomaan uutta, koko KEHA-keskusta kattavaa yhteisyyttä, joka ylittää yksikkö- ja ryhmärajat.
Hankkeen aikana tunnistettiin lukuisa määrä tavoitteita ja toimenpiteitä, joiden eteen tullaan tekemään töitä ja joiden avulla päästään kohti visiota ”Tulevaisuuden ratkaisuja – tiedolla, taidolla ja yhteistyöllä”. Toiminnan perustan muodostavat hankkeen aikana yhdessä henkilöstön kanssa määritellyt arvot: ”Asiakaslähtöisyys, Asiantuntijuus, Luottamus, Yhteistyö”.
Henkilöstön osallistumiselle kannattaa jättää aikaa ja tilaa. Osallistumiselle on syytä antaa erilaisia mahdollisuuksia esim. yhteiset henkilöstöinfot, kyselyt, yksikkö/ryhmätasoiset keskustelut sekä vielä huomioiminen kehityskeskusteluprosessissa. Yksiköiden asiantuntijoista koostettu vapaaehtoisuuteen perustuva asiantuntijapooli on osoittautunut erittäin hyväksi tavaksi saada yksiköiden näkemyksiä valmistelutyöhön. Lähtökohtaisesti ns. rullaava strategia, eli tarpeen mukaan päivittyvä strategia, joka ei ole kiinnitetty mihinkään tavoitevuoteen, on nopeasti muuttuvassa ajassa järkevä malli. Kovin usein on törmätty strategiatyössä siihen, että strategia vanhenee nopeasti.