Erätauko-keskustelujen kokeilu ulkoministeriössä

Ulkoministeriössä palattiin hetkellisesti läsnätyöhön/hybridityöhön syksyllä 2022. Paluu ei ollut helppo pitkän etätyöjakson jälkeen. Tilannetta pyrittiin ratkomaan vuorovaikutusta ja dialogia lisäämällä, ottamalla käyttöön Erätauko-keskustelut yhtenä työkaluna.

Haaste

Haasteena tilanteessa oli paluu läsnätyöhön koronan jälkeen. Läsnä- ja  hybridityöhön paluu syksyllä 2022 aiheutti jännitteitä työyhteisöissä, Työterveystaitos oli läsnätyöohjeistuksessaan tuonut esille, että pitkä etätyöjakson jälkeen läsnätyöhön palatessa mahdollisesti ilmenevää polarisaatiota ei tulisi lakaista maton alle, vaan siitä olisi hyvä keskustella työyhteisöissä.

Syksyllä 2022 UM antoi oman ohjeistuksen ns. hybridityöstä, jossa henkilöstön oletettiin palaavan työpaikalle läsnätyöhön kahtena päivänä viikossa. Läsnäpäivät olivat pakollisia ja olettamus oli, että läsnäpäivinä koko työyhteisö olisi yhtä aikaa läsnä.

Tästä aiheutui polarisaatiota ja jännitettä työyhteisöissä koska toisille jatkuva etätyö oli sopinut hyvin ja he olisivat halunneet jatkaa etätyössä, toiset taas kaipasivat jo työpaikalle läsnätyöhön. Tämä polarisaatio aiheutti jännitteitä työyhteisöjen arjessa. Etätyössä viihtyneet olivat kokeneet, että etätyö oli parantanut muun muassa työn ja vapaa-ajan yhteensovittamista. Tähän ryhmään kuuluivat erityisesti ne, joilla oli pitkät työmatkat ja esimerkiksi pienet lapset. Toisessa ryhmässä taas olivat ne, jotka olivat jo kaivanneet työyhteisöä ja jotka toivoivat enemmän yhteisöllistä yhdessä tekemistä.

Lisäksi esiintyi pelkoja työpaikan terveysturvallisuudesta (maskit, etäisyydet, siivous jne.) ja varsinkin koronan riskiryhmiin kuuluvilla myös julkisilla liikennevälineillä tehtävistä työmatkoista.

Mitä teimme

Päätimme kokeilla Erätauko-keskusteluja yhtenä keinona purkaa työyhteisöissä ilmeneviä jännitteitä ja polarisaatiota hybridityöhön palaamiseen liittyen.

Erätauko-keskustelu on hyvin yksinkertainen menetelmä, joka ei vaadi juurikaan isäresursseja ja josta ei tule lisäkustannuksia. Se on helppo toteuttaa työpaikan arjessa, ilman suurempia järjestelyjä.

Erätauko-keskustelut päätettiin UM:ssä toteuttaa Valtiokonttorin tuella, jossa on kokeneita Erätauko-fasilitaattoreita. Mukana Erätauko-keskusteluja vetämässä oli myös ulkoministeriön edustaja, joka toimi työparina sekä kirjasi keskusteluja.

Missä olemme nyt

Yksiköt ja työyhteisöt lähtivät heti mukaan kokeiluun. Ajallisesti Erätauko-keskustelu vaatii noin kaksi tuntia eikä siihen tarvita etukäteisvalmisteluja. Yksiköiden ja työyhteisöjen oli helppo lähteä mukaan prosessiin.

Erätauko-keskustelut on hyvä toteuttaa kasvokkain, eräänlaisena ”leirinuotiona”. Nyt Erätauko-keskustelut olleet tauolla uuden etätyösuosituksen ajan. Olemme kuitenkin sopineet, että  keskusteluja jatketaan heti, kun palaamme läsnätyöhön. Kokemukset menetelmästä olivat niin hyviä, että päätimme ottaa Erätauko-keskustelut pysyväksi työkaluksi työhyvinvointiyksikön työkalupakkiin. Työyhteisöt ja yksiköt voivat tilata Erätauko-keskusteluja työhyvinvointiyksiköstä.

Tulevaisuudessa pyrimme kouluttamaan työhyvinvointitiimin henkilöstöä Erätauko-keskustelujen vetämiseen. Lisäksi rohkaisemme yksiköitä tilaamaan Erätauko-keskustelujen vetäjiä suoraan Erätauko-säätiöltä. Jatkossa pyrimme myös pitämään Erätauko menetelmää esillä ja lisäämään sen tunnettavuutta henkilöstön keskuudessa.

Opit ja oivallukset

Totesimme, että Erätauko-keskustelu toimii paremmin läsnäkokemuksena. Keskustelun voi vetää myös etänä ja se kyllä toimi silloinkin.  Erätauko-keskustelussa ehkä kasvojen ilmeet ja eleet, eli myös sanaton viestintä, on keskimääräistä tärkeämpää. Totesimme , että on parempi, jos vetäjä tulee yksikön ulkopuolelta, vaikka periaatteessa menetelmä on niin helppo, että joku yksiköstäkin voisi sen vetää. Totesimme myös, että vetäjänä on hyvä olla työpari, jolloin toinen kirjaa keskustelua.

Jos tilanne on jotenkin jännitteinen, niin on hyvä käyttää organisaation ulkopuolista vetäjää, kuten me käytimme. Parhaiten tämä kokemuksemme mukaan toimii, kun työparina on oman organisaation edustaja.

Käyttämämme menetelmät

Erätauko-menetelmä ( Erätaukosäätiö): Dialogi on rakentava ja tasavertainen tapa keskustella, jossa tähdätään toisen ymmärtämiseen, mutta ei yksimielisyyteen. Parhaimmillaan dialogissa syntyy ennalta-arvaamattomia oivalluksia ja uutta ajattelua. Dialogissa luodaan luottamuksellinen ilmapiiri ja syvennetään ymmärrystä aiheesta kuin aiheesta. Dialogin avulla voi tuoda eri lähtökohdista tulevia tasa-vertaiseen kohtaamiseen. Dialogia voi käyttää esimerkiksi osana valmistelua tai ennen ratkaisujen kehittämistä ja päätöksentekoa.

Voit lukea lisää Valoa-sivuston Debatista dialogiin -sivulta ja tutustua Dialogi-menetelmään.