Harkinnanvaraiset valtionavustukset ovat tärkeä keino vaikuttaa erilaisiin asioihin yhteiskunnassa. Avustusten avulla tuetaan monenlaista toimintaa: mm. urheilua ja liikuntaa, taidetta, yrityksiä, kansalaisjärjestöjä ja niin edelleen. Aina ei ole kuitenkaan selvää, mitä julkisella tuella saadaan aikaan. Siksi avustetun toiminnan tuloksellisuuteen on syytä kiinnittää huomiota. Tietojohtaminen parantaa valtionavustustoiminnan tehokkuutta ja vaikuttavuutta sekä uudistaa vakiintuneita käytäntöjä.
Tietojohtaminen on arvon ja yhteisen ymmärryksen luomista
Tietojohtamisessa tarvitaan tiedon johtamista ja tiedolla johtamista. Tiedon johtamisella tarkoitetaan esimerkiksi tiedon keräämistä, varastointia ja välittämistä, mikä mahdollistaa puolestaan tiedolla johtamisen. Tiedolla johtamisen tavoitteena on hyödyntää tietoa ja osaamista kehittämisessä ja päätöksenteossa. Tiedontarpeet on määriteltävä selkeästi, tiedon laadun on oltava riittävän hyvää ja prosessien pitää tukea toimintaa tiedon perusteella. Kyky luoda arvoa tiedolla ja osaamisella vaatii usein toimintatapojen muuttamista, niin myös valtionavustustoiminnassa.
Tieto luo arvoa, kun sitä hyödynnetään yhteisen ymmärryksen muodostamiseen. Kun valtionapuviranomaiset keräävät valtionavustusten hakijoilta ja saajilta tietoa valtionavustusten käytön tuloksista ja vaikutuksista, ne vahvistavat toimialansa tietoperustaa. Valtionapuviranomaiset voivat hyödyntää tietoa myös myöntäessään ja kohdentaessaan valtionavustuksia. Tietojohtaminen on dialogista, ja tieto luo arvoa myös silloin, kun valtionapuviranomaiset jakavat sitä oppimista ja yhteiskunnallista keskustelua varten. Parhaimmillaan keskustelu on arvostavaa dialogia, jossa monet erilaiset mielipiteet ja näkökulmat kohtaavat ja osallistujat oppivat toinen toisiltaan.
Yhteinen toimintamalli ja sen mukaiset digitaaliset palvelut luovat tietojohtamisen edellytyksiä
Valtionavustustoiminnan yhteinen toimintamalli ja digitalisoitu valtionavustusprosessi tukevat tietojohtamista monin tavoin. Toimintamalli rohkaisee valtionavustusten hakijoita, saajia ja myöntäjiä hahmottamaan yhteiskuntaa ilmiölähtöisesti ja tekemään yhteistyötä. Yhteistyöverkostoissa tunnistetaan niitä tekijöitä, joihin vaikuttamalla valtionavustusten käytöllä voidaan saada aikaan muutoksia. Samalla yhdessä tunnistetaan myös ilmiöön liittyviä tietolähteitä. Toimijoita myös suositellaan käyttämään vaikutusketjuja, jotka auttavat asettamaan tavoitteita ja tunnistamaan mittareita.
Valtionavustusprosessin kaikissa vaiheissa syntyy tietoa, jota voidaan kerätä aiempaa laajamittaisemmin ja tehokkaammin digitaalisten palveluiden avulla. Jotta tiedon laatu paranee, tietoa on kerättävä riittävän yhdenmukaisella ja rakenteisella tavalla. Tämä tarkoittaa, että valtionapuviranomaiset uudistavat hakuilmoituksiaan ja valtionavustusten hakemiseen ja käytön selvittämiseen tarkoitettuja lomakkeittaan. Niitä voidaan kehittää hyvän hallinnon lisäksi tietojohtamisen, kuten tiedontarpeiden määrittelyn näkökulmasta. Apuna voi käyttää esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:
- Ketkä tarvitsevat tietoa?
- Mitkä ovat tiedon käyttökohteet?
- Mitä tietoa eri tasoilla tarvitaan päätöksenteon ja kehittämisen tueksi?
- Mistä ja missä muodossa tieto saadaan?
Vakiintuneita käytäntöjä uudistetaan tiedon avulla
Valtionavustusprosessi on usein syklinen ja iteratiivinen eli toistoihin perustuva prosessi. Myönnettävällä valtionavustuksella on käyttötarkoitus, jota voidaan hahmottaa myös ilmiölähtöisesti. Valtionapuviranomainen avaa valtionavustushaun ja informoi valtionavustusten hakijoita. Sen jälkeen valtionapuviranomainen arvioi hakemukset ja tekee harkintaan perustuvat valtionavustuspäätökset. Valtionavustuksen saajat selvittävät valtionavustuksen käytön, minkä jälkeen valtionapuviranomainen arvioi valtionavustushaun onnistumista. Jos valtionavustus on vakiintunut, prosessi alkaa uudelleen.
Valtionavustushankkeessa haastetaan juuri tätä syklistä valtionavustusprosessia ja rohkaistaan valtionapuviranomaisia tarkastelemaan sitä kriittisesti tiedon perusteella. Valtionapuviranomaisia kannustetaan siirtämään painopistettä valtionavustustoiminnan suunnitteluun ja arviointiin ja pohtimaan esimerkiksi seuraavia kysymyksiä.
- Mihin päämääriin ja tavoitteisiin haluamme vaikuttaa tällä valtionavustuksella?
- Minkälaista toimintaa ja millaisia hankkeita tuemme päämäärien saavuttamiseksi ja tavoitteiden edistämiseksi?
- Minkä arviointiperusteiden ja -kriteereiden avulla valtionavustukset myönnetään, jotta niiden käytöllä saadaan aikaan haluttuja muutoksia?
- Kuinka tiedämme, että muutoksia tapahtuu eli miten saamme tietoa tuloksista ja vaikutuksista?
- Mitä uusia innovaatioita avustetulla toiminnalla saatiin aikaan?
- Kuinka voimme osoittaa, että valtionavustuksilla on saatu aikaan haluttuja vaikutuksia yhteiskunnassa?
Valtionavustustoiminta on erittäin tietointensiivistä. Ei ole yhdentekevää, miten tietoa johdetaan ja miten tiedolla johdetaan valtionavustuksia myönnettäessä. Valtionavustushankkeen tarkoituksena on luoda valtionapuviranomaisille tietojohtamisen edellytyksiä yhteisen toimintamallin ja sen mukaisten digitaalisten palveluiden avulla. Toisaalta, valtionapuviranomaiset voivat uudistaa vakiintuneita käytäntöjä, kun ne tarkastelevat valtionavustusprosessia kriittisesti yhä lisääntyvän tiedon avulla.
Lisätietoja:
Valtionavustustoiminnan kehittämisen hankkeesta VM:n sivuilta
eOppivan verkkokurssi: Kohti vaikuttavampaa valtionavustustoimintaa
