Oikeusministeriön organisaatiouudistuksen valmistelu aloitettiin syksyllä 2018 oikeusministeriön strategiatyön valmistuttua. Kaiku-hankkeen tavoitteiksi asetettiin: Uudet työyhteisöt hitsautuvat yhteen, toimintaprosessit, johtamisjärjestelmä ja vastuut ovat selkeät ja työn tuottavuus kasvaa. Henkilöstöllä on aito mahdollisuus vaikuttaa myös tulevaan tekemiseen. Uudessa organisaatiossa esimiehillä on enemmän aikaa henkilöjohtamiseen. Yhteinen tekeminen ja me-henki lisääntyvät, raja-aitoja organisaation sisällä on mahdollisimman vähän ja henkilöstöpolitiikka on yhtenäisempää. Lisäksi organisaatiouudistushankkeelle asetettiin seuraavia sisällöllisiä tavoitteita mm. ohjaustoimintojen yhtenäistämiseen, tehokkaampaan ja palvelevampaan sisäiseen hallintoon ja yhdenmukaisempiin toimintatapoihin ja kulttuuriin liittyen.
Uusi organisaatio aloitti suunnitellusti 1.5.2019. Tätä ennen valittiin uusien osastojen osastopäälliköt (kaikki tulivat talon sisältä) ja sisäisenä hakuna valittiin yksikönpäälliköt sekä kullekin substanssiosastolle esikuntapäällikkö. Assistenttityön toimintamalli uudistettiin, assistenttityön kehittämistä varten valittiin henkilö ja assistentit ilmoittautuivat talon sisällä uusiin tehtävärooleihin. Hallinnollisia tehtäviä keskitettiin. Uuden organisaation mukainen sijoittuminen toimitiloihin toteutettiin elokuussa 2019.
Suurella osalla henkilöstöä vaihtui esimies ja työpiste sekä ainakin osa lähityöyhteisön jäsenistä. Osalla tuli muutoksia tehtäväkuvaan ja nimikkeeseen (erityisesti assistenteilla). Oikeusministeriön sisäisiin prosesseihin tuli paljon muutoksia. Suuri osa yksikönpäälliköistä otti vastaan uransa ensimmäisen esimiestehtävän.
Uusia rakenteita ja toimintatapoja:
– Organisaatiouudistuksen myötä erityisesti hallinnolliset tehtävät (mm. rekrytointi ja resurssi- / henkilöstösuunnittelu), ohjaustehtävät (tulosohjaus, toimitilajohtaminen, hankinnat, ICT) ja assistenttipalvelut on järjestetty uudella, aikaisempaa keskitetymmällä tavalla. Ministeriön yhteiset prosessit määriteltiin ja kuvattiin uudelleen.
– Edellisten ansiosta yhä useammissa asioissa on määritelty talon tapa verrattuna aikaisemmin tyypillisille osastokohtaisille toimintatavoille ja prosesseille. Lisäksi muutoinkin on havaittavissa yhteistyön vahvistuminen yli osastorajojen.
– Henkilöstöpolitiikan yhtenäistämiseen on kiinnitetty runsaasti huomiota ja laadittu oikeusministeriön henkilöstöpoliittiset linjaukset.
– Assistenttityön kehittämistä ja koordinointia varten valittiin henkilö, joka osallistuu mm. kaikkiin assistenttirekrytointeihin, vastaa ja huolehtii assistenttityöhön liittyvien prosessien ja toimintatapojen toimivuudesta koko oikeusministeriön osalta ja edistää assistenttien osaamisen kehittämistä.
– Aiemmin keskitetysti toiminut lainvalmistelu hajautettiin ja sijoitettiin politiikkayhteyksiinsä. Lainvalmistelua kehittämään ja koordinoimaan perustettiin lainvalmistelun kehittämisyksikkö, johon kuuluu myös laintarkastustoiminto.
– Esimiestyötä tehdään 5 vuoden tehtävämääräyksinä. Aikaisemmin esimiehet valittiin vakituisiin tehtäviin julkisen haun kautta. Esimiehet valitaan talon sisältä, eikä aikaisempaa kokemusta esimiestyöstä edellytetä.
– Esimiehet tekivät sitoumukset, joissa onnistumista arvioidaan:
- Olemme kiinnostuneita uudistumisesta, teemme kehittämistyötä yhdessä.
- Esimiestyö on palvelua ja mahdollistamista, varaamme sille riittävästi aikaa ja sitoudumme antamaan palautetta.
- Sitoudumme kuuntelemaan erilaisia mielipiteitä ja suhtautumaan niiden ilmaisemiseen kannustavasti.
- Lupaamme tarjota mahdollisuuksia osaamisen laajentamiseen ja sitoudumme tukemaan henkilöstön kehittymistä työssään.
- Huolehdimme tiedonkulusta ja sovimme viestintäkäytännöistä.
– Oikeusministeriössä on uutena roolina esikuntapäälliköt, jotka tukevat osastopäällikköä osaston asioiden koordinoinnissa. Esikuntapäälliköt valitaan talon sisältä, he saavat 5 vuoden tehtävämääräyksen ja toimivat osastoille sijoitettujen assistenttien esimiehinä. Heille kuuluu esikuntapäällikkötehtävien lisäksi substanssitehtäviä.
– Henkilöstötilaisuuksia uudistettiin ja ne ovat nyt vahvemmin kansliapäällikön vetämiä ja ne pidetään vapaamuotoisuutta tukevassa kahvioympäristössä (Korona-pandemian aikana pidetty skypellä). Henkilöstötilaisuuksiin osallistuu aikaisempaa suurempi osuus henkilöstöstä.
– Johtoryhmän ja osastopäällikköpalaverin kokoonpanoihin tehtiin joitakin muutoksia.
Organisaatiouudistusta toteutettaessa selvää oli, että uuden organisaation toimivuus nähdään vasta kevään 2020 aikana EU-puheenjohtajuuskauden päätyttyä, sillä puheenjohtajuus aiheuttaa merkittävää lisätyötä ministeriöissä. Ns. normaalia ehdittiin elää muutama kuukausi, kun Covid 19 -pandemian aiheuttama etätyöskentely toi taas mukanaan odottamattomia vaikutuksia. Ministeriö siirtyi pääsääntöisesti etätyöhön maaliskuussa. Kaiken kaikkiaan johtamisjärjestelmän on koettu toimivan melko hyvin ja ohjauksen vastuut ja toimintatavat on nähty pääosin melko selkeinä. Osasto- ja yksikkörakenne koetaan selkeänä ja toimivana, samoin oma tehtäväkuva uudessa organisaatiossa. Lähiesimiehet ovat saaneet hyvää palautetta.
Oikeusministeriö voi suositella hallinnollisten tehtävien ja assistenttipalveluiden keskittämistä. Palaute on ollut voittopuolisesti myönteistä.
Vinkkinä: Valmistautukaa mahdollisimman hyvin uudistuksen jälkeiseen arkeen jo ennakoivasti. Voitteko suunnitella prosesseja? Voitteko valmistella perehdyttämistä? Tunnistatteko jo etukäteen, mitkä ovat ensimmäisenä eteen tulevat käytännön asiat? Voitteko valmistella niitä jollakin tavalla?
Oikeusministeriö toteuttaa seuraavan Kaiku-hankkeen 05/2020 – 04/2022, jonka tavoitteena on, että koko OM:n toimintakulttuuria sekä johtamista kehitetään valmentavan työskentelyn suuntaan vuosina 2020 – 2021. Valmentava esimiestyö ja työskentelyote vakiintuvat organisaation toimintamalliksi kehittämishankkeen myötä.